Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.
Изменения для кадровиков в 2024 году:
C 2024 года все организации обязаны вести кадровый учет и делопроизводство исключительно в электронном виде.
- Новый МРОТ (19 242 руб.).
- Новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения.
- Новое в воинском учёте: призывной возраст и предельный срок пребывания в запасе.
- Новое в расчёте НДФЛ для удалёнщиков, вахтовиков и сотрудников в разъездах.
- Новые формы отчетов в Росстат.
- Изменения в работе с иностранцами.
- Новые основания для проверок ГИТ.
- Больше сотрудников будут проходить обучение по ГО.
- Новые правила депремирования из-за дисциплинарных взысканий по решению КС.
- Обязанность компенсировать неиспользованные отгулы сотрудникам при увольнении.
Кадровые документы с нуля для ООО, при ее создании: полный пакет
Трудовое законодательство предусматривает необходимость формирования огромного количества кадровых документов. Некоторые из них обязательны для любой организации, а некоторые должны быть внедрены при определенных условиях.
Полный кадровый пакет документов для ООО, которые целесообразно внедрить, следующий:
- Документы, на основании которых сотрудники организации осуществляют трудовую деятельность.
- трудовые договоры;
- трудовые книжки;
- книги учета трудовых книжек и вкладышей для них;
- личные карточки работников;
- графики отпусков;
- табеля учета времени работы;
- Документы распорядительного характера
- приказы о трудоустройстве сотрудников;
- приказы об отпуске работников;
- иные приказы, например, о направлении в командировку, о дисциплинарных взысканиях;
- различные распоряжения руководства;
- Локальные акты.
- положения об охране труда;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение о премировании.
Ответственность ООО, не соблюдающих требования кадрового документооборота
За несоблюдение требований законодательных норм относительно наличия предусмотренных кадровых документов законодателем введена административная ответственность. Согласно требованиям ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа за такие нарушения может быть различным. За первичное нарушение предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере от 30 до 50 тысяч рублей, а за повторное – от 50 до 70 тысяч рублей.
Чтобы избежать ответственности, необходимо тщательно следить за тем, чтобы в организации присутствовали все предусмотренные документы. Необходимо отметить, что ответственность может наступить за отсутствие любого из документов, которые признаются обязательными.
Например, ТК РФ предусматривает обязательность заключения трудовых договоров с работниками. Если будет установлено, что хотя бы с одним из них договор не заключен, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Таким образом, законодательство предусматривает, что в ООО должен обязательно присутствовать ряд необходимых кадровых документов. О их наличии необходимо позаботится заранее, сразу после регистрации организации. Если должностными лицами государственной инспекции труда будет выявлено отсутствие какого-либо из обязательных документов, организация и ее руководители могут быть привлечены к административной ответственности.
Читайте еще больше полезной информации в рубрике: «Трудовая деятельность«.
Документы, составление которых является обязательным при определенных условиях
Перечисленные выше документы составляются всеми ООО вне зависимости от того, какую деятельность они выполняют. При этом важно понимать, что помимо обязательных для ведения документов существуют и те, формирование которых осуществляется опционально.
К ним могут относиться:
- коллективный договор (об особенностях его составления подробно рассказано в статье «Порядок разработки и заключения коллективного договора») при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении;
- положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны;
- график сменности, если работники трудятся в сменном режиме;
- должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций;
- положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов;
- журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).
Трудовой договор с местом работы
Трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме и подписан обеими сторонами – работником и представителем организации. В договоре должны быть указаны следующие данные:
| 1. | ФИО работника. |
| 2. | Дата заключения договора. |
| 3. | Место работы (адрес организации). |
| 4. | Должность работника. |
| 5. | Условия труда (график работы, продолжительность рабочего времени, периодичность выплаты заработной платы и прочее). |
| 6. | Размер оплаты труда (оклад, надбавки, премии, вознаграждения и прочее). |
| 7. | Срок действия договора (если предусмотрено). |
Трудовой договор с местом работы является обязательным документом в организации, и его составление и подписание обязательны для каждого работника. Он позволяет установить четкие правила и условия работы, а также защитить интересы как работника, так и организации.
Трудовая книжка, официальная запись о трудовой деятельности
Трудовую книжку работник получает при поступлении на работу в организацию и обязан заботиться о ее сохранности и актуальности информации. Для оформления в трудовую книжку регистрируются все изменения, связанные с трудом работника, включая переходы на другие должности, изменения трудовых условий, продолжительность рабочего дня, получение повышения квалификации и другие изменения, связанные с трудовыми отношениями.
Кроме того, трудовая книжка служит основой для рассчета трудового стажа, который учитывается при получении льгот, пенсионных выплат и других социальных гарантий. Также она является важным документом при поиске новой работы и предоставлении резюме.
Таким образом, трудовая книжка является важным документом, который фиксирует все изменения в трудовом статусе работника и служит основой для получения различных льгот и социальных гарантий. Поэтому его аккуратное ведение и хранение является обязанностью работника.
В процессе аттестации происходит:
- Оценка профессиональных навыков и компетенций работника. В ходе аттестации исследуются знания, навыки, опыт работы, уровень образования, а также способность применять эти знания и умения на практике.
- Оценка квалификации работника. Квалификация работника определяет его уровень подготовки и способности выполнять свои профессиональные обязанности. В ходе аттестации проводится оценка соответствия работника требованиям занимаемой должности и его способности выполнять задачи.
- Разработка плана развития индивидуальных навыков. По результатам аттестации разрабатывается план развития работника, которым определяются необходимые для него занятия, тренинги, обучения и другие мероприятия, направленные на повышение его профессионального уровня.
Аттестация работника является важным этапом его профессионального роста и развития. Она способствует улучшению качества работы организации и повышению уровня профессионализма сотрудников.
Кадровая отчетность в военкомат
Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (абз. 4, 5 п. 1 ст. 4, п. 11 ст. 8.1 53-ФЗ от 28.03.1998, постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.
Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат:
| Наименование формы | Примечание | Сроки сдачи |
|---|---|---|
| Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету | Предоставляются при принятии гражданина на работу или его увольнении с работы | В течение 5 дней со дня принятия/увольнения работника |
| Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете | Предоставляются только при изменении таких сведений | В течение 5 дней со дня изменения сведений |
| Сведения о случаях выявления граждан, не состоящих на воинском учете, но обязанных состоять | Предоставляются при выявлении таких граждан | В течение 3 рабочих дней после выявления таких граждан |
| Списки работников, состоящих на ВУ и не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете | Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата | В течение 14 дней с момента получения запроса |
По постановлению № 719 руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику. Обязанности передают по официальному распоряжению (приказу), которое, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.
Ежеквартальная отчетность кадровика
В состав ежеквартальной информации входят статистические формы. Это бланк П-4, обозначенный выше. Сдают П-4 раз в квартал, если в учреждении числится менее 15 работников — с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода. Независимо от периодичности отчетности направьте сведения по форме П-4 из Приказа № 532 от 29.07.2022.
Помимо сведений о численности и зарплате работников, кадровик формирует дополнительный отчет в Росстат — П-4 (НЗ). Формуляр раскрывает сведения о неполной занятости работающих и о движении наемной рабочей силы на предприятиях. Бланк на 2023 г. утвержден Приказом № 532 от 29.07.2022, на 2024 год — Приказом № 360 от 31.07.2023.
Подавайте П-4 (НЗ) в такие сроки:
- за 1–3-й кварталы — с 1-го рабочего дня по 8-е число после отчетного квартала;
- за 4-й квартал — с 1-го рабочего дня по 10-е число после отчетного квартала.
Трудовые договоры для сотрудников
В трудовом договоре должны быть четко определены права и обязанности сторон, условия работы и оплаты труда, продолжительность рабочего времени, отпуска и прочие важные аспекты трудовых отношений.
Трудовой договор может быть как на определенный срок, так и на неопределенный срок. При заключении договора на определенный срок, должно быть указано его длительность и основание для заключения такого договора.
Также трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме и подписан обеими сторонами. Заключение трудового договора является важным этапом при приеме нового сотрудника на работу и гарантирует законность и закрепление прав и обязанностей сторон.
При изменении условий трудового договора, например, в случае изменения заработной платы или графика работы, также необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Трудовые договоры являются важным элементом организации работы ООО в 2024 году и должны быть составлены в соответствии с требованиями трудового законодательства и учтены все особенности работодателя и работников. Они способствуют законному и адекватному регулированию трудовых отношений, предоставляют возможность защиты прав и интересов обеих сторон.
Трудовые книжки и их оформление
Оформление трудовой книжки проводится согласно установленным правилам:
- Титульный лист. В начале трудовой книжки размещается титульный лист, на котором указываются следующие данные работника: фамилия, имя, отчество; дата, место их рождения; пол; номер паспорта; данные о регистрации по месту жительства; контактная информация. Также указывается наименование организации, где работник будет вести трудовую деятельность.
- Сведения о работнике. В трудовой книжке приводятся данные о работнике: дата принятия на работу, кем принят, должность, трудовой договор и его номер, стаж работы и другие сведения, относящиеся к трудовой деятельности.
- Записи о переводах и командировках. Если работник переводился на другую должность или был в командировке, соответствующая информация должна быть указана в трудовой книжке. Здесь указываются дата перевода или командировки, должность, на которую переведен работник, причина перевода или командировки и другие сопутствующие данные.
- Записи о отпусках. В трудовой книжке необходимо делать записи о годовых, дополнительных, декретных отпусках и прочих видов отпусков. Записи оформляются с указанием даты начала и окончания отпуска, его продолжительности и иных деталей.
- Сведения о награждениях и поощрениях. Если работник был награжден или получил поощрение, то эти данные необходимо отразить в трудовой книжке. В записи указывается дата, вид и основание награждения или поощрения.
- Записи о прописке. Для работника, который является гражданином Российской Федерации, в трудовой книжке делается соответствующая запись о прописке.
Трудовые книжки должны быть оформлены аккуратно, информация в них должна быть точной и актуальной. При наличии сокращений и сокращенных записей необходимо предоставить объяснительную записку с расшифровкой этих сокращений.
Оформление трудовых книжек является обязательным требованием для ООО в 2024 году. Ведение трудовых книжек позволяет точно отслеживать трудовую и профессиональную историю работников, а также является важным документом при разрешении спорных ситуаций.
Табель учета рабочего времени и отчеты по оплате труда
Табель учета рабочего времени содержит следующую информацию:
| № | ФИО сотрудника | Должность | Дата | Время начала работы | Время окончания работы | Отработанное время |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер | 01.01.2024 | 09:00 | 18:00 | 8 часов |
| 2 | Петров Петр Петрович | Бухгалтер | 01.01.2024 | 09:30 | 17:30 | 8 часов |
| 3 | Сидорова Анна Ивановна | Секретарь | 01.01.2024 | 10:00 | 19:00 | 9 часов |
Также важными кадровыми документами ООО являются отчеты по оплате труда. Они представляют собой документы, в которых указывается информация о заработной плате каждого сотрудника компании.
Устав ООО: составление и утверждение
В уставе ООО должны быть обязательно указаны следующие сведения:
- Полное наименование ООО. Полное наименование должно содержать указание на форму собственности и указываться на русском языке.
- Место нахождения ООО. В уставе должен быть указан адрес официальной регистрации ООО.
- Цель и предмет деятельности ООО. В уставе должны быть детализированы виды деятельности, которыми будет заниматься ООО.
- Размер уставного капитала. Уставной капитал — это сумма денежных и иных вкладов, которые учредители вносят в ООО при его создании.
- Состав и права участников ООО. Участники ООО могут быть юридическими или физическими лицами. В уставе должно быть указано их количество, доли участия и права.
- Порядок принятия решений. Устав должен определять механизм принятия решений в рамках ООО, включая право голоса участников и необходимые кворумы.
- Порядок распределения прибыли и убытков. Устав должен содержать положения о распределении прибыли и убытков между участниками ООО на основе их долей участия.
- Порядок ликвидации ООО. Устав должен определять процедуру ликвидации ООО, в случае прекращения его деятельности.
В уставе ООО также могут быть указаны другие сведения, касающиеся его деятельности и организации. Документ должен быть составлен в письменной форме, подписан всеми участниками ООО и утвержден в установленном законом порядке.
Трудовой регламент: разработка и утверждение
Трудовой регламент содержит положения о правах и обязанностях работников, порядке труда и отдыха, дисциплине и порядке применения дисциплинарных взысканий, а также другие требования, регулирующие трудовые отношения.
Процесс разработки трудового регламента включает несколько этапов:
|
1. Определение необходимости разработки трудового регламента. |
Руководство ООО должно оценить ситуацию и принять решение о необходимости разработки трудового регламента. |
|
2. Сбор необходимых данных и материалов. |
Для разработки трудового регламента требуется сбор информации о рабочих процессах, организации труда, правах и обязанностях работников. |
|
3. Подготовка проекта трудового регламента. |
На основе собранных данных и материалов разрабатывается проект трудового регламента. Он должен быть структурирован и содержать все необходимые положения. |
|
4. Обсуждение проекта. |
Проект трудового регламента обсуждается с работниками и с их участием вносятся необходимые дополнения и изменения. |
|
5. Утверждение трудового регламента. |
После обсуждения проекта и внесения необходимых изменений он утверждается руководством организации. Трудовой регламент должен быть подписан руководителем и работниками. |
После утверждения трудового регламента он становится обязательным для всех сотрудников ООО. Работодатель должен ознакомить каждого работника с его положениями и обеспечить их исполнение.
Трудовой регламент является важным инструментом для поддержания порядка на предприятии и обеспечения эффективной работы коллектива. Его разработка и утверждение помогают предотвратить возможные конфликты и недоразумения в трудовых отношениях.
Кадровая документация ООО: необходимые документы на 2024 год
Для правильной организации кадровой работы в ООО на 2024 год необходимо соблюдать ряд требований и вести соответствующую документацию. Важно учитывать актуальные изменения в законодательстве и приводить все документы в соответствие с ними.
Список необходимых документов на 2024 год включает:
- Трудовой договор – основной документ, заключаемый между работником и работодателем. Он определяет взаимные права и обязанности сторон и должен быть составлен в письменной форме.
- Заявление о приеме на работу – представляет собой заявление от работника, подаваемое вместе с соответствующими документами при трудоустройстве.
- Личное дело работника – включает в себя документы, отражающие трудовую деятельность работника: анкету работника, копии документов об образовании, списки совместимых должностей и другие.
- Табель учета рабочего времени – документ, предназначенный для учета отработанного рабочего времени каждым работником.
- Ордер на заработную плату – документ, содержащий информацию о начислениях и удержаниях работников.
- Приказы о приеме на работу, о перемещении, об увольнении и другие – служат для регулирования переводов и увольнений работников, а также других изменений в их трудовом статусе.
Важно помнить, что перечень необходимых документов может различаться в зависимости от сферы деятельности организации и численности ее персонала. Также следует отметить, что регламентация требований к кадровой документации постоянно меняется и требует обновления и актуализации документов.